Eventos
Los eventos son una forma fantástica de dar a conocer su programa a la comunidad y de atraer a posibles familias. Especialmente si vive en una comunidad suburbana o rural, los eventos son una herramienta fundamental para promocionar su negocio y ayudarle a elaborar su lista de espera o conseguir inscripciones.
Independientemente si este es su primer evento o el número 100, esta guía tiene como objetivo proporcionarle un hoja de ruta y recursos para organizar y llevar a cabo un evento exitoso para su programa.
Para descargar la guía completa, desplácese hasta el final de este artículo y haga clic en el enlace Guía de eventos para descargar.
¿Qué hay dentro de la guía?
Definiendo un objetivo
Antes de organizar un evento, ¡la mejor forma de comenzar es definiendo un objetivo! ¿Por qué desea organizar un evento en su programa? Hágase estas preguntas con antelación para ayudarle a planificar su evento.
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Desarrollo comunitario
A la hora de definir un objetivo para su evento, le recomendamos que considere hacerlo a través de la siguiente perspectiva: «¿Cómo puedo convertirme en un miembro clave de mi comunidad?». Esto le ayudará a desarrollar su marca y su negocio de forma orgánica y le permitirá alcanzar el éxito a largo plazo.
Presupuesto y calendario
Si este es su primer evento (o el primero que organiza en mucho tiempo) lo mejor es que lo considere como una práctica: es posible que tenga pocos o ningún asistente. Teniendo esto en cuenta, le sugerimos que elabore un presupuesto para sus primeros eventos e intente mantener el coste lo más bajo posible.
Presupuesto
Ya que es probable que tenga pocos asistentes en su primer evento, le recomendamos que fije un presupuesto o una actividad que pueda volver a utilizar en futuros eventos, en caso de que el primero no haya contado con muchos asistentes. A la hora de fijar un presupuesto, le recomendamos que calcule cuánto quiere gastar en total y, a continuación, haga una estimación de dólares por niño. ¿No sabe por dónde empezar? Utilice nuestra calculadora de presupuestos aquí (haz una copia para ti). Realmente le recomendamos que utilice materiales con los que ya cuente, o disponga de bocadillos envueltos individualmente y duraderos que pueda reutilizar para futuros eventos si le sobran.
Programación de eventos
Lo mejor es variar el horario de sus primeros eventos para intentar alcanzar a un grupo más amplio de padres. No todas las personas tienen el mismo horario, por lo que le recomendamos que ofrezca algunas opciones diferentes, como:
- noches entre semana
- tarde entre semana
- fines de semana por la mañana o al mediodía.
Sea cual sea la hora que elija, es probable que sea fuera de su horario de trabajo habitual, ya que su público objetivo son las familias que trabajan cuando su centro está abierto.
Época
Aunque le recomendamos que organice eventos durante todo el año, existen algunas épocas que son ideales para organizar eventos y otras que debe evitar.
Mejor época para eventos
Los meses de julio a septiembre, así como enero, suelen ser la temporada alta de inscripciones y cuando las familias andan en busca de centros de cuidado infantil. Estas son las mejores épocas para organizar eventos frecuentes si es posible.
Fechas que debe evitar
En general, es mejor evitar realizar eventos alrededor de: Acción de Gracias, del 20 de diciembre al 2 de enero, el Día de la Madre, el Día del Padre, el Día de los Caídos, el Día del Trabajo y el Día de los Veteranos.
Aprovechando sus fortalezas
Muchos proveedores piensan que tienen que organizar un gran evento para impresionar a las familias de su comunidad. Y aunque contratar a un músico infantil o un zoo de mascotas sin duda atraerá a las familias, estos eventos pueden resultar costosos y son difíciles de realizar más de una vez.
Para sus eventos, le animamos a que aproveche sus fortalezas y organice un evento con el que se sienta cómodo. Además, le recomendamos que utilice materiales y recursos de los que ya disponga. Piense en lo que atraería a un grupo y cuáles son algunos aspectos que quiere dar a conocer de su programa que podría utilizar para un evento.
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Considere cuál es el elemento diferenciador clave de su programa e intente incorporarlo a una idea de evento.
Piense en cómo describiría su programa y utilícelo como punto de partida de cuáles son algunas de sus fortalezas. Aproveche estas fortalezas para proponer actividades o ideas para eventos. _____________________________________________________________________ |
Preparación previa al evento
Cuando llegue el momento de programar su evento, asegúrese de promover su evento entre las familias potenciales. Le recomendamos hacerlo de dos maneras clave:
- Anuncie su evento en su sitio Wonderschool
El primer paso que recomendamos es crear su evento en su página de Wonderschool, donde las familias pueden confirmar su asistencia y consultar la página web de su programa. Esto también permite que su evento aparezca en los resultados de las búsquedas locales si una familia busca en Google «eventos en mi zona». - Promueva su evento en los grupos de Facebook
Otra forma de promocionar su evento es publicarlo en las páginas locales de Facebook. Esto ayudará a que las familias que forman parte de esos grupos se enteren de su evento, así como de su programa. Le recomendamos que busque grupos locales de padres, madres primerizas o preescolares en su zona. Puede hacerlo escribiendo «grupos de padres cerca de mí» en la barra de búsqueda de Facebook.
Materiales
Independientemente de si el evento es en grupo o con una sola familia a la vez, siempre es importante obsequiarles una bolsita de golosinas a modo de «agradecimiento» y para que recuerden su programa. Puede ser una bolsa con un juguete infantil de la tienda del dólar, algunos caramelos y su tarjeta de visita. Sea creativo y prepare un obsequio que combine con su tema. Varitas de burbujas para Burbujas y Bebés o pequeños paquetes de lápices de colores para un Evento de Arte. Puede encontrar muchas ideas de regalos económicos buscando en Google o Pinterest. Su tienda local del dólar o de manualidades también puede ser una fuente de ideas y materiales económicos.
Cuando lleguen las familias, pídales que firmen en una hoja de registro. Después, utilícela para enviar tarjetas de agradecimiento con su tarjeta de visita a todas las familias.
Preparando su espacio
¡Su deseo es que su espacio deje una primera impresión maravillosa! El objetivo es que las familias se sientan como en casa y cómodas en su espacio. Por esta razón, deberá asegurarse de que su espacio esté limpio y ordenado y de que los materiales del evento estén organizados y sean fáciles de acceder. Le recomendamos que apague las pantallas durante todo el evento para minimizar las distracciones. Le recomendamos considerar la eliminación de cualquier material de afiliación política de su espacio, especialmente si desea atraer al mayor número posible de familias.
El marketing de su evento
Si quiere que su evento tenga asistentes, el marketing es absolutamente necesario. Aunque publicar el evento en Wonderschool y Facebook es una forma estupenda de empezar, le recomendamos que también corra la voz en su comunidad a través de medios de marketing más tradicionales, como folletos y el boca a boca.
Creación de imprimibles
¡No es necesario ser un artista para hacer carteles y folletos para su evento! Wonderschool ha creado plantillas para rellenar los espacios en blanco que podrá personalizar con una herramienta fácil de usar llamada Canva. Para poder editar las plantillas, primero tendrá que crear una cuenta en Canva. Estas cuentas son gratuitas y le permitirán copiar las plantillas existentes y personalizarlas para su propio programa.
Cómo abrir una cuenta en Canva y copiar plantillas
- Haga clic aquí para abrir su cuenta Canva. Le recomendamos que utilice la misma dirección de correo electrónico que utiliza para su cuenta de Wonderschool, pero también puede hacerlo con su cuenta de Facebook o Google, esto le permitirá utilizar la misma contraseña.
- Una vez que abra su cuenta en Canva, elija una de nuestras plantillas a continuación con la que desee empezar y haga clic en el enlace.
- Una vez elegida la plantilla, pulse el botón morado «Utilizar plantilla» en la parte inferior de la página.
- Después, puede ver este breve video para ver un ejemplo de cómo editar y personalizar estas plantillas para su uso personal.
Cómo crear códigos QR
Un código QR es un tipo de código de barras que las familias pueden escanear utilizando las cámaras de sus teléfonos para dirigirlas a un sitio web específico. Los códigos QR son una gran adición a sus materiales impresos, ya que ayudan a dirigir a las familias a su sitio web de Wonderschool para que puedan confirmar su asistencia a su evento o para obtener más información sobre su programa. Existen muchos generadores de códigos QR gratuitos disponibles en línea y le mostraremos un ejemplo.
- Le recomendamos utilizar este sitio web para crear un código QR personal.
- Después, copie su enlace de referencia personal desde su panel de control de Wonderschool.
- Una vez allí, vuelva al generador de códigos QR. Pegue el enlace de su sitio web en el recuadro central izquierdo donde dice «Introduzca su sitio web, texto o suelte un archivo aquí».
- Por último, haga clic en el botón verde lima «DESCARGAR» para obtener un archivo de imagen de su código QR. Una vez que lo haga, podrá añadirlo a sus imprimibles como cualquier otra imagen.
Para imprimir
Al igual que se menciona en el vídeo de Canva, puede encargar impresiones directamente a través de Canva que puede recoger o recibir directamente en su domicilio (encuentre más información aquí). También podría optar por impresiones bajo demanda enviadas directamente a su domicilio a través de una empresa como FedEx o UPS, o descargarlas en su dispositivo y mandarlas a imprimir en tiendas como OfficeMax, Office Depot o una imprenta local.
Distribución
Le recomendamos que tenga a mano una parte del material impreso (las tarjetas postales son estupendas) y que distribuya el resto por toda su comunidad. Visite los lugares de su comunidad que frecuentan las familias y pregunte si puede colocar un volante allí. Algunas ideas son:
- Consulta del pediatra
- Biblioteca
- Centros preescolares o escuelas primarias locales
- Tiendas infantiles (juguetes, ropa)
- Consulta del dentista
- Parques
- Eventos deportivos - los campos de las ligas menores o de fútbol son lugares donde se reúnen muchas familias
Si está trabajando durante la jornada laboral normal y no puede salir a distribuir folletos, busque a una persona que pueda ayudarle a repartirlos. No tema pedir ayuda a su familia (padres, hijos, nietos) para distribuir o si alguna de sus familias actuales estaría dispuesta a llevar un volante a su lugar de trabajo para repartirlo.
Organización de su evento
Cuando llegue el momento de su evento, piense en actividades adecuadas para los niños en las que puedan interactuar mientras los padres pueden echar un vistazo, hacer preguntas y aprender sobre su programa. Una idea es tener actividades relacionadas con la estación o el tiempo atmosférico en el que los niños participarían en su programa. Un ejemplo sería preparar una mesa sensorial con arena para el verano o hacer una manualidad con animales que puedan llevarse a casa y recordar lo mucho que se divirtió su hijo mientras visitaba su programa. Puede ver una lista completa de ideas en nuestro Catálogo de eventos al final de esta guía.
Mientras esté interactuando con las familias y los niños, ¡pídale a una persona que tome fotos! Podrá utilizarlas para compartirlas con las familias que asistieron, ¡pero también para el futuro marketing de su programa!
Seguimiento posterior al evento
Felicidades, ¡ha organizado con éxito su evento! Ahora es el momento de dar seguimiento a las familias y revisar su hoja de inscripción para ver quién asistió y quién no y decidir cuál es la mejor manera de dar seguimiento a todas sus familias. Utilizando la hoja de inscripción y las confirmaciones de asistencia, clasifique a las familias en las cuatro categorías a continuación. En función de la categoría puede enviar el mensaje correspondiente a la familia a través de texto o correo electrónico.
Una vez que se comunique con las familias, ¡veamos cómo estuvo la participación en su evento! Puede utilizar el siguiente gráfico para llevar un control de estos datos. Puede confeccionarlo en Google Sheets o haga clic aquí y cópielo.
Aproveche este momento para tomar notas sobre si considera que el evento lo realizó en un buen día y a una buena hora. Le animamos a que se haga las siguientes preguntas:
- ¿Fue el mejor momento para realizar el evento?
- ¿La participación fue mejor de lo que esperaba o no tanto?
- ¿Es algo que quiere volver a hacer pero haciéndole algunas modificaciones?
- ¿Cree que sus esfuerzos de marketing fueron bien recibidos por la comunidad?
Por último, pero no por ello menos importante, ¡comparta sus fotos en sus páginas de Wonderschool y Facebook! Si los rostros de los niños salen en las fotos, por favor, asegúrese de haber obtenido el permiso de las familias antes de publicarlas (no dude en utilizar nuestro formulario de consentimiento para la publicación de fotos aquí).
Su próximo evento
Aunque sabemos que la planificación de su evento más reciente le llevó mucho tiempo y energía, los eventos no son una actividad que se realiza una sola vez. A la hora de presupuestar, le recomendamos que piense con qué frecuencia desea organizar eventos. ¿Quiere realizarlos una vez al mes? ¿Trimestralmente? ¿Cómo mantendrá el ritmo dentro de su comunidad? Todas estas son consideraciones a tener en cuenta: las mejores prácticas de nuestros proveedores sugieren que debería organizar al menos un evento al mes hasta que más de la mitad de las plazas de su programa estén llenas.
Por último, cuando organice su próximo evento, lo animamos a que utilice fotos de su evento anterior a la hora de hacer marketing. Puede actualizar sus materiales de marketing con estas fotos o publicarlas en su sitio web/redes sociales cuando organice el próximo.
Catálogo de ideas para eventos
El siguiente catálogo son tipos de eventos que otros programas de Wonderschool han organizado.
| Idea de Evento | Descripción |
| Actividades de cocina | Las actividades de cocina fáciles le dan un gran enfoque a su evento. Un buen lugar para empezar es con una actividad de ensalada de frutas de la amistad. |
| Actos de celebración cultural | Si hay alguna parte de su cultura que desee presentar o destacar, puede diseñar un evento para presentar una comida o actividad especial. |
| Burbujas y bebés | Consiga varios recipientes con burbujas y juguetes de burbujas en su tienda local y organice un acto centrado en el juego. |
| Círculo de lectura/Día de lectura en voz alta | Elija algunos libros favoritos y organice un círculo de lectura/actividad de lectura en voz alta. |
| Concurso de arte con tiza en la acera | Invite a los niños a participar en un concurso de arte con tiza en la acera. Puede disponer de golosinas para todos los participantes. |
| Día del arte | ¡Día de arte libre! Caballetes, papel grande, lápices de colores, mercados, pinturas de arcilla - materiales sueltos para los niños mayores. Puede montar varias estaciones y permitir que los niños sean creativos. |
| Día del camión de helados y conos de nieve | Un poco más costoso, pero puede informarse sobre el alquiler de un camión de helados o de conos de nieve para que acuda a su evento. Esto sería estupendo si se asocia con un evento comunitario más grande, como una fiesta de barrio. |
| Día de juegos acuáticos | Instale una mesa de agua y aspersores en su zona de juegos al aire libre e invite a las familias a venir a conocerse. |
| Día del juego sensorial | Prepare mesas de arena o bandejas individuales con arroz, judías secas, pasta, etc. Puede disponer de cucharones y utensilios de cocina para verter y jugar. |
| Día del yoga | Instruya a los padres/responsables + niños a través de una mini sesión de yoga. |
| Espectáculo de marionetas para preescolares | Es ideal si ya cuenta con un escenario para títeres, pero puede hacer que los niños jueguen con sus propios títeres o hacerles un breve cuento/espectáculo. |
| Eventos centrados en las vacaciones | El «truco o trato» o la pintura de calabazas en Halloween, la caza de huevos de Pascua o la elaboración de San Valentín son excelentes lugares para empezar. |
| Evento de jardinería | Puede conseguir pequeños vasos de papel en su tienda local, una bolsa de tierra y algunas semillas. Puede familiarizar a los niños con el concepto de jardinería y los niños pueden irse a casa con sus semillas plantadas. |
| Fiesta de cuadra | Si su zona lo permite, organice una fiesta en la que pueda cerrar la cuadra y destacar partes de su programa. |
| Hazlo y llévatelo | Día de manualidades para que los niños se centren en una manualidad que puedan llevarse a casa. Plastilina, slime, instrumentos musicales, tie-dye (los niños traen camisetas/calcetines, etc). |
| Intercambio de libros | Anime a los padres o familias de su zona a traer libros que sus hijos ya no lean y que puedan intercambiar con otras familias para cambiar su colección. |
| Jornada de puertas abiertas | Permita que los niños vengan a jugar a su casa, tenga preparados refrigerios ligeros para los adultos. Este puede ser un gran evento introductorio ya que no implica demasiada presión. |
| Jornada de puertas abiertas para cantar | Puede buscar un artista local que venga a tocar canciones infantiles durante 30-45 minutos de canto. Las canciones de Disney suelen ser un gran éxito. |
| Juegos en el patio trasero | Un evento que se centra específicamente en destacar su patio trasero o espacio al aire libre, puede tener juegos de patio preparados para los niños y los adultos. |
| La hora del cuento bilingüe | Si su programa es bilingüe, ésta es una buena manera de mostrar los puntos fuertes de su programa con un círculo de lectura bilingüe. |
| Lenguaje de señas para bebés | Organice un evento dirigido a las nuevas mamás en el que les enseñe el lenguaje de señas básico para bebés. |
| Noche de padres | Puede ampliar su horario laboral normal y organizar una jornada de puertas abiertas centrada en los padres. Puede centrarse en que los padres se conozcan y en presentar su programa. |
| Paletas en el parque | Tome una nevera, unas bolsas de hielo y algunas paletas e invite a las familias a su parque local. Esté preparado con folletos sobre su programa y quizás tenga listos algunos juegos de exterior para que jueguen los niños. |
| Tiempo para adultos y para mí | Diseñe actividades para que los padres/responsables y los niños las realicen juntos, como por ejemplo pintar un cuadro o cocinar. |
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