Ejemplo del manual para padres

Contenidos de guía para el manual para padres

• Portada
• Introducción
• Primera parte: acerca del programa
  • Misión/filosofía
  • Horas/días de funcionamiento
  • Política de contratación
  • Procedimiento de reclamación
  • Denunciante obligatorio
  • Seguro de responsabilidad civil
  • Comunicado de prensa
  • Visitantes
• Segunda parte: inscripción
  • Requisitos
  • Requisitos de inscripción
  • Responsabilidades de los padres/tutores
  • Tarifas
  • Horario
  • Días de tormenta
• Tercera parte: políticas y procedimientos del programa
  • Resumen del plan de estudios
  • Informes diarios
  • Ritmo del día 
  • Actividades del programa
  • Supervisión
  • Política de orientación y disciplina
  • Pertenencias personales- Licencia del centro 
  • Transporte
  • Política de responsabilidad
  • Excursiones
  • Mascotas y animales
• Cuarta parte: salud y seguridad
  • Política de incidentes
  • Procedimientos de emergencia
  • Niños con necesidades especiales
  • Política de vacunación
  • Normas de exclusión
  • Política de medicación
  • Política de actividades al aire libre
  • Comidas y meriendas
  • Entrenamiento para ir al baño
  • Política de siesta y descanso
  • Política de sueño infantil
• Página de firma del acuerdo

Ejemplo de Manual para padres

NOTA: éstas son sugerencias para redactar tu documento 

Portada

Escribe una introducción

Primera parte: acerca del programa

Misión/filosofía

• Tu declaración de objetivos debe ser precisa. ¿Cuál es tu propósito y cuáles son tus objetivos para los niños y las familias de tu programa?

Horario/días de funcionamiento

• Indica el horario de funcionamiento de tu programa, los días festivos y los días en los que estará cerrado

Política de contratación

• Indica las prácticas/políticas de contratación del personal 
  • Requisitos de formación 
  • Formación continua 
  • Todo el personal debe tener certificados de RCP y primeros auxilios   
• La forma en que obtienes referencias e historiales laborales de los miembros del personal 
  • A todo el personal se le comprueban sus antecedentes y se le toman las huellas dactilares

• El personal menor de 18 años no podrá quedarse solo con los niños y siempre deberá estar supervisado por un adulto 

Procedimiento de reclamación

• Explica tu proceso de gestión de quejas/inquietudes
  • Por ejemplo: Si tiene alguna inquietud o queja sobre el programa, comuníquesela al director lo antes posible. Si desea presentar una queja grave que considera que no está siendo abordada, puede ponerse en contacto con el especialista en licencias,__________, al ___________ (insertar nombre y número de teléfono).

Denunciador obligatorio 

• La mayoría de las licencias estatales exigen que todos los miembros del personal sean denunciantes obligatorios y que denuncien cualquier sospecha de maltrato o negligencia infantil, tal como exige la ley estatal.

Seguro de responsabilidad civil 

• Explica que cuentas con un seguro de responsabilidad civil 

Comunicado de prensa

• Se recomienda tener archivado un formulario de permiso por escrito para que todos los niños se tomen fotos. Con bastante frecuencia, se les toman fotos a los niños para exponerlas en el salón, en los tablones de anuncios o, a veces, en las redes sociales. Los niños no pueden ser fotografiados sin un formulario de permiso de sus padres/tutores.

• Todos los registros e información referente a los niños, las familias y el personal deben ser confidenciales.

Visitantes 

• Explica tu política para permitir visitas a tu programa. Por ejemplo, para visitar tu programa todos los visitantes deben registrarse, de modo que el personal sepa quién está siempre presente.
• Explica que los padres tienen acceso ilimitado. Sin embargo, es posible que a veces tengan que avisar al programa de que desean ir al programa, ya que dependerá de lo que esté ocurriendo en el programa o en la comunidad.

Segunda parte: inscripción

Requisitos

• Indica las edades de los niños que pueden participar en el programa. Ten en cuenta que no puedes negar la inscripción por motivos de raza, credo, color, nacionalidad, sexo, edad o discapacidad. 

Requisitos de inscripción

• Se deben ofrecer visitas de preadmisión a los padres/tutores para que vean el programa y hablen de las políticas. Se avisará por escrito a los padres/tutores de cualquier cambio significativo en los servicios o las políticas. 
• Es posible que quieras empezar cada contrato con un periodo de prueba (define la duración) y que ambas partes evalúen si el programa es el más adecuado para el programa/niño/familia.
• Indica los formularios necesarios que se deben rellenar antes de asistir. También, ten en cuenta que estos formularios deben actualizarse anualmente. (Además, todos los registros son confidenciales).
  • Registro de vacunación 
  • Hoja de información del niño 
  • Certificado de nacimiento/pasaporte (debe verificar la identificación de los niños acogidos)
  • Declaración de salud de los padres 
  • Formulario de inscripción
  • Formularios de consentimiento de los padres (formulario de permiso para dormir del bebé, formulario de permiso para actividades acuáticas, formulario de excursiones, medicación, etc.)  
• Todos los registros e información sobre los niños, las familias y el personal son confidenciales.

Responsabilidades de los padres/tutores

• Llegada de los niños y salida de los padres/tutores
  • Los padres/tutores deben notificar al programa cualquier cambio de horario
  • Ofrece sugerencias para dejar o recoger a los niños de forma exitosa
  • Indica el procedimiento de llegada y salida (el padre/madre/tutor/adulto autorizado debe acompañar al niño a la llegada y a la salida del programa. Además, deberá registrar la entrada y la salida con la aplicación Wonderschool, ayudar al niño con el abrigo, ayudarle a lavarse las manos y conversar con el personal tanto a la llegada como a la salida para asegurarse de que el personal sabe que el niño llegó o se va a ir).
  • Explícales dónde deben aparcar. 
  • A la llegada, los padres/tutores deben retirar al niño del asiento del coche, así como cualquier abrigo.
  • A la salida, el padre/tutor debe colocar a su hijo en el asiento del coche y asegurar las correas de seguridad del asiento.
  • Si el programa sospecha que la persona que recoge al niño está bajo los efectos del alcohol, llamará a una de las personas alternativas que se indican para que transporte al niño.
  • Explica la importancia de firmar la entrada y la salida 
    • Explica el procedimiento de entrada y salida. Utiliza la aplicación Wonderschool para obtener información más precisa y consistente.
• Autorización para recoger al/los niño(s)
  • Solo las personas autorizadas que aparecen en tu Hoja de información infantil pueden recoger al niño o niños del programa. Por favor, notifique cualquier cambio en la información de contacto. 
  • Explícales tu proceso para entregar al/los niño(s) a adultos que no estén en la lista y que se les pedirá un documento de identidad con fotografía antes de entregar al/los niño(s).
  • Si existe una orden judicial (como un acuerdo de divorcio o una orden de restricción) que limite los derechos de uno de los padres biológicos del niño a dejar/recoger a los niños, debes proporcionar al programa una copia de dicha orden judicial.  
  • Determina si tienes algún requisito de edad para recoger a los niños (ejemplo: debe tener 18 años o más).
• Comunicación entre padres/tutores y el personal
  • Podrías considerar la posibilidad de tener un tablero de información para padres/tutores o un tablero de información sobre el programa situado cerca de la entrada.  
  • Indica otras formas de comunicación, como boletines, correos electrónicos, mensajes de texto, etc.

• Suministros necesarios

• Explica que el padre/madre/tutor es responsable de proporcionar ropa extra (de la talla adecuada y para la estación) para cada niño en caso de que se ensucie.
• Haz una lista de todos los suministros necesarios para los niños. Ej. Pañales, biberones, toallitas, etc. 

Tarifas

• Las tarifas y las tasas aplicables deben incluirse en tu contrato
  • Tarifa por niño (a tiempo completo, a tiempo parcial, sin inscripción) 
  • Pago por adelantado de las dos últimas semanas de cuidado
  • Tasas adicionales como recogida tardía, retraso en los pagos, NSF 
  • Tasas suplementarias como transporte, fianzas, tasas de retención, excursiones, plan de estudios, cuota de inscripción, comida
• Política de pago
  • Indica cuándo vence el pago de la matrícula (se recomienda que el pago se realice antes de que el niño participe en el programa)
  • Indica los tipos de pago que se aceptan y cómo utilizarás Wonderschool para el pago de la matrícula 
• Indemnización por enfermedad y vacaciones
  • Explica la política de vacaciones/días de enfermedad de tu programa
• Lista de espera
  • Explica tu procedimiento de lista de espera. Indica las cuotas/depósitos aplicables
  • Si tienes una política de prioridad para las familias actualmente matriculadas en la lista de espera, es importante tener eso en cuenta

• Recogida tardía/llegada temprana

• Explica la política de recogida tardía/llegada temprana de tu programa (si se cobra una tasa, el importe, cuándo empieza la tasa, cuándo debe pagarse).
• Define tu política si esto ocurre continuamente

• Política de terminación

• Cliente
  • El cliente tiene derecho a rescindir el contrato, pero debe avisar con dos semanas de antelación. El pago se efectuará durante el periodo de preaviso, asistan o no los niños.
  • El cliente tiene derecho a rescindir el contrato si considera que la seguridad de su(s) hijo(s) está en peligro. En este caso, los padres o tutores no tienen que avisar con dos semanas de antelación. Deberán pagar las dos semanas, pero se les reembolsará el anticipo..
• Programa

• El programa puede rescindir el contrato a voluntad. Si el pago de las dos semanas se cobró por adelantado, el programa debe ofrecer cuidados o reembolsar el pago.
• El programa se reserva el derecho a rescindir el contrato inmediatamente si el cliente no cumple las obligaciones contractuales y políticas.

Horario

• Asistencia
  • Explica si se le cobrará a la familia por los días que el/los niño(s) esté(n) programado(s) debido a vacaciones/enfermedad.
• Cambio de horario
  • Explica con antelación cuánto tiempo necesitarás para cualquier cambio de horario. También se recomienda no garantizar que se pueda respetar el cambio de horario, sino que se evaluará caso por caso.

Días de tormenta

• Explica tu procedimiento para los días de tormenta. (Cómo y cuándo se avisará a los padres/tutores, y cómo se toma la decisión de cerrar ej. protocolo de cierre del programa)

Tercera parte: políticas y procedimientos del programa

Resumen del plan de estudios 

• Si tu programa sigue un plan de estudios, explícalo aquí.

Reportes diarios 

• Los padres pueden solicitar informes diarios de su hijo o hijos, incluidos detalles sobre la alimentación, la siesta y el cambio de pañales
• Explica cómo utilizarás la aplicación Wonderschool para comunicarte con los padres 

Ritmo del día

• Incluye una copia de tu Ritmo del día 
• Se recomienda que los horarios diarios para los niños más pequeños sean muy flexibles y se utilicen solo como una guía.
• La rutina diaria fomenta el desarrollo de buenos hábitos de salud, la autodisciplina, el juego adecuado dentro y fuera de casa, el descanso y el sueño, y la hora de las comidas con oportunidad de experiencias diversas.
• El entorno protege a los niños de daños físicos sin restringir su desarrollo físico, intelectual, emocional y social. Los requisitos del entorno y las interacciones se cumplen y revisan.  

Actividades del programa

• Indica cualquier actividad adicional que ofrezca tu programa.

Supervisión 

• Supervisión significa que un miembro del personal responsable de cuidar/enseñar a los niños esté en todo momento cerca de un bebé, un niño pequeño o un niño en edad preescolar, de modo que pueda intervenir para proteger la salud y la seguridad del niño. Para el niño en edad escolar, significa que un miembro del personal esté disponible para prestar asistencia y cuidados, de modo que la salud y la seguridad del niño estén protegidas. Se recomienda que los profesionales siempre estén al alcance de los niños de todas las edades. 

Política de orientación y disciplina

• Explica cómo tu programa se centra en la orientación positiva. Es importante que tengas una política de disciplina por escrito. 
• Haz una lista de las cosas que no permitirás en tu programa 
  • Algunos ejemplos podrían ser cualquier tipo de castigo físico, tiempo fuera, privación de cosas como la comida, restricciones físicas (no se pueden utilizar sillas altas, cuna plegable u otros entornos restrictivos), etc.

Pertenencias personales

• Explica la forma en la que el programa almacena los objetos personales y cómo se identifica el almacenamiento
• Explica tu política sobre los juguetes traídos de casa. La mayoría de los programas no lo permiten debido a la posibilidad de que el juguete se rompa o se extravíe. La excepción a esta regla podría ser un artículo para la siesta o de consuelo, o juguetes traídos específicamente para mostrar y compartir.

Transporte

• Explica tu política de transporte si ofreces algún tipo de transporte. Si no ofreces ninguna clase de transporte, deberás ser muy claro y afirmar que tu política es no ofrecer ningún tipo de transporte.
• Informa a las familias de que nunca se dejará a los niños solos en un vehículo.
• Informa a las familias de que, en caso de transporte, se colocará a los niños un sistema de seguridad infantil adecuado según su edad y que cumpla las normas.
• Explica la cobertura de seguro que tiene tu programa en caso de transporte y cualquier otra política adicional del programa, como que todos los conductores serán mayores de 18 años.

Política de rendición de cuentas- El programa debe establecer procedimientos para cuando un niño(s) no llega(n) como se esperaba 

• Si el/los niño(s) no va(n) a asistir o va(n) a llegar más de 10 minutos tarde, debes avisar al programa.  El director/miembro del personal (el programa designa al responsable) llamará al padre/madre/tutor o a la persona designada en caso de emergencia si no se puede localizar al padre/madre/tutor..

Excursiones

• Si tu programa va a realizar excursiones periódicas, explica la política de permisos y las tarifas de la excursión.
• Explica cómo se transportará a los niños a/desde las excursiones (caminando/en bus).
• Puedes considerar la posibilidad de crear una política de excursiones en la que el personal/director lleve consigo un botiquín de primeros auxilios, una foto reciente de cada niño, información de contacto en caso de emergencia y cualquier medicación de emergencia, así como una copia del plan de cuidados para niños con necesidades especiales.

Animales y mascotas

• El responsable se asegurará de que los padres/tutores son conscientes de la presencia de mascotas y animales en el programa.
• El responsable se asegurará de que el programa cumpla con todas las ordenanzas estatales y locales aplicables en relación con el número, tipo y estado de salud de los animales domésticos o de compañía.

Cuarta parte: salud y seguridad 

Política de incidentes

• Explica cuándo se practicarán los primeros auxilios o se redactará el informe del incidente, cuándo se llamará a los padres/tutores y cuándo a los servicios de emergencia.
• Informa a los padres/tutores de que los formularios de informe de incidentes son necesarios en las 24 horas siguientes al incidente y recomienda que los firmen, que los padres/tutores reciban una copia y que se incluya una copia en el expediente del niño.

Procedimientos de emergencia

• El programa determinará si se refugiarán en el lugar o buscarán refugio en un lugar alternativo y lo documentará y publicará para que los padres tengan acceso a esta información.
• Asegúrate de mencionar cómo te comunicarás con las familias, qué ha ocurrido y cómo deben proceder los padres/tutores.  
• El programa sigue las directrices estatales sobre simulacros de emergencia
• Siempre se recomienda que los niños lleven zapatos en caso de emergencia

Niños con necesidades especiales

• Explica que todos los niños con necesidades de salud diagnosticadas deben tener un plan de atención de salud escrito y actualizado, firmado por el padre, la madre, el tutor o el médico (debe actualizarse anualmente).
• La medicación y/o el equipo de emergencia incluidos en el plan de cuidados del niño deben ser proporcionados por los padres, de modo que estén disponibles cuando el niño esté en el programa. Si no se proporcionan, el programa tendrá que llamar al 911 o disponer de un plan de emergencia.

Política de inmunización

• La mayoría de las licencias estatales exigen que los niños estén al día con sus vacunas o tengan una exención válida.
• Explica la política del programa en relación con los niños no vacunados. Se recomienda consultar a un abogado para conocer el riesgo de responsabilidad civil.
• Si en el programa se propaga una enfermedad prevenible mediante inmunización a la que los niños son susceptibles, se recomienda excluir a los niños no inmunizados durante la posible exposición.

Normas de exclusión

• Se recomienda que el niño se retire del programa cuando ya no pueda participar cómodamente en las actividades o necesite más cuidados de los que puede proporcionarle el personal de la guardería, comprometiendo así la salud y la seguridad de los demás niños, fiebre superior a 100,4 con cambios de comportamiento, cuando las heces no puedan contenerse en el pañal, con dos o más episodios de vómitos en las últimas 24 horas y dolor abdominal. 
• Los padres deben avisar al programa cuando el niño esté enfermo.
• Explica el procedimiento que se seguirá si los niños se enferman mientras están en el programa.

Política de medicación

• Explica tu política de medicación indicando si distribuirás medicamentos según sea necesario o si únicamente distribuirás medicamentos vitales exigidos por los planes de asistencia de salud.
• Se requiere un permiso de los padres por escrito para administrar medicamentos con o sin receta. Se recomienda obtener instrucciones por escrito de un proveedor de asistencia sanitaria, además del permiso escrito por parte de los padres para administrar medicamentos con receta y de venta libre (OTC, por sus siglas en inglés).  
• Explícales a los padres/tutores que los medicamentos deben entregarse al personal/director y no deben dejarse en bolsas/mochilas de pañales ni colocarse en cubículos.
• Los programas solo deben aceptar medicamentos en su envase original etiquetado con el nombre del niño.
• No deben administrarse medicamentos caducados. 
• El programa incluirá los registros de medicación completos en el expediente del niño.  

Política de actividades al aire libre

• Comparte tu política de actividades al aire libre según la temperatura exterior del día. Las Normas Nacionales de Atención a la Infancia recomiendan sacar a los niños al aire libre cuando la temperatura sea superior a 15 grados F (sensación térmica o temperatura) e inferior a 90 grados F (índice de calor). Ten cuidado cuando la temperatura o la sensación térmica sean de 0-15 grados F. 
• Recomienda una orden escrita del médico si los padres piden que su hijo no salga a jugar.
• Explica que los padres son responsables de proporcionar ropa y calzado apropiados para las condiciones meteorológicas (suela de goma, puntera cerrada, correa trasera, etc.) para el juego activo.

Comidas y meriendas

• Explica cómo se preparan las comidas (en el lugar o en el servicio de comidas)
• Los niños pequeños deben ser alimentados a demanda. Se recomienda una orden escrita del médico del niño para instrucciones alternativas de alimentación.  
• Los alimentos suministrados deben cumplir los requisitos del USDA
• Puedes considerar la posibilidad de publicar menús diarios o semanales 
• Adaptaciones relativas a necesidades alimentarias especiales y petición de los padres.
• Se anima a los niños a comer, pero nunca se permite la coacción o la alimentación forzada
• Informa cómo se tratarán y publicarán las alergias alimentarias.
• Informa a las familias si tu programa practica el estilo de comida familiar
• Indica las normas para la comida traída de casa (dieta especial, acontecimientos especiales, cumpleaños)
• Notifica a los padres si el programa participa en un programa de alimentación

Entrenamiento para ir al baño

• Se recomienda conversar con los padres/tutores antes de iniciar el entrenamiento para ir al baño. Es importante tener en cuenta si el niño está preparado física o evolutivamente (lista de control de la preparación para ir al baño) y la importancia de la consistencia tanto en casa como en el programa, etc. 
• Es importante pedir a los padres/tutores que proporcionen varios cambios de ropa, así como ropa interior en caso de accidentes.  
• No se recomienda permitir el uso de ropa interior hasta que el niño domine el uso del retrete. No se pueden mantener las condiciones higiénicas si los niños tienen más de un accidente ocasional al ir al baño mientras están en el programa.

Política de siesta y descanso

• Indica el horario de siesta/descanso de los niños. Informa a las familias los artículos que suministra tu programa. Explica qué artículos deben proporcionar las familias. Informa a las familias cómo se guardan los artículos para la siesta. Además, comunícales que cada familia será responsable de lavarlos al menos una vez a la semana, a menos que se ensucien de otro modo.
• Considera la posibilidad de proporcionar un espacio de juego tranquilo para los niños que no duermen la siesta.
• Recomienda obtener el permiso de los padres/tutores para frotar la espalda del niño/niños durante el tiempo de descanso. 

Política de sueño infantil

• Explica que a todos los bebés menores de 12 meses se les colocará completamente tumbados boca arriba para dormir en una cuna o cuna plegable aprobada. La cara del bebé debe permanecer descubierta mientras duerme. Si los padres solicitan que se coloque al bebé en una posición alternativa o en otro dispositivo o equipo para dormir, deben presentar una orden escrita de un profesional de la salud en la que se justifique la solicitud.
• Si un bebé se queda dormido y no está en la cuna o en la cuna plegable, debe ser trasladado inmediatamente a la cuna o a la cuna plegable.
• Explica que debes tener permiso escrito de los padres para utilizar una manta, un saco de dormir, un artículo de seguridad o un chupete.
• Considera la posibilidad de realizar controles visuales regulares y de colocar un monitor en la habitación con los bebés cuando estén durmiendo, a menos que haya un miembro del personal en la habitación. Se recomienda realizar controles visuales cada 10-15 minutos.

Firmas de las partes en las Políticas del programa

• Al firmar estas políticas, los clientes indican que también han leído las políticas del proveedor y aceptan seguirlas.
• El incumplimiento de una o más de las condiciones no exime al proveedor del derecho a hacer cumplir cualquier otra condición de este acuerdo.

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Nombre del director (imprenta)                                     Firma                                Fecha

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Nombre del padre/madre/tutor (imprenta)                   Firma                                Fecha

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Nombre del padre/madre/tutor (imprenta)                   Firma                                Fecha

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Firma del cofirmante*                                                                                               Fecha 

*Se requiere un cofirmante si el cliente es menor de 18 años.

Atención padres.

Se les entregará una copia del manual para padres de nuestro programa.