Comprender los estados de las facturas en Wonderschool 2.0

Si está utilizando Wonderschool para la facturación en línea con sus familias, se dará cuenta en su sección "Facturas" que las facturas aparecerán con diferentes estados. En esta guía, desglosaremos qué significa cada estado.

Estados de las facturas

• Nuevo
• Notificación enviada
• Factura enviada
• Depositada
• Pagada(O)
• Procesando
• Transfiriendo
• Transfirencia fallida
• Error de cargar
• Vencida
• Vacía
• Incobrable

Nuevo

Verás este estado si has creado una factura, pero aún no has añadido tu cuenta bancaria para recibir la matrícula a través del sistema de pago de Wonderschool, Stripe. Los padres no recibirán esta factura hasta que agregue su cuenta bancaria para recibir su pago. Por favor, sigue esta guía sobre cómo añadir tu cuenta bancaria: Agregar tu cuenta bancaria

Notificación enviada

Verá este estado para los padres que están en pago automático y se les cobrará automáticamente en la fecha de vencimiento de la factura. El estado se actualizará a procesando o transfiriendo una vez que se cargue el pago. Para obtener más información sobre cómo conseguir padres en el pago automático, echa un vistazo a este, lea este artículo aquí.

Factura enviada

Verá este estado si ha creado una factura o un plan recurrente y se ha enviado una factura por correo electrónico a la familia. Este estado también significa que esta familia no está en pago automático. Tenga en cuenta que la factura puede tardar hasta una hora en enviarse a la familia. El motivo por el que tarda una hora es que nuestro sistema de pago elabora una factura oficial, verifica el correo electrónico de los padres y, a continuación, envía una página de pago oficial para que los padres realicen el pago en línea. La información de contacto que haya añadido para los padres será donde se envíe la factura. Por favor, asegúrese de que sus padres comprueben su bandeja de entrada y carpeta de correo no deseado para el correo electrónico de la factura después de una hora desde la creación de la factura en su tablero de instrumentos.

Depositada

Usted verá este estado si el padre ha pagado con éxito en línea a través de Wonderschool y el pago ha sido depositado en su cuenta bancaria. El padre habrá recibido un recibo de confirmación por correo electrónico del pago cuando se haya completado. 

Pagada(O)

Usted mismo, como proveedor, actualizará este estado si ha enviado una factura a los padres y éstos han decidido pagarle directamente, no en línea a través de Wonderschool. Este sería el caso de un padre que ha recibido el correo electrónico sobre la factura, pero le ha pagado en efectivo, cheque u otro método que no sea Wonderschool. Para marcar una factura como "Pagada(O)", puedes seguir estas instrucciones: Actualizar el estado de una factura

Procesando

Verás un estado de "procesando" si el pago está siendo procesado por el banco o la compañía de la tarjeta de crédito. Tenga en cuenta que, en el caso de las cuentas bancarias, el plazo de procesamiento es más largo, por lo que es posible que vea este estado durante unos días si el padre ha optado por utilizar una cuenta bancaria en lugar de una tarjeta. Los pagos con tarjeta suelen tardar de 1 a 2 días, mientras que los pagos con cuenta bancaria que no están en Pago Rápido pueden tardar hasta una semana. Lea este artículo para información de Quick Pay en Wonderschool.

Transfiriendo

Usted verá este estado si el pago ha sido procesado con éxito por el padre y está en camino de ser depositado en su cuenta bancaria. 

Transferencia Fallida 

Si ve este estado, se ha producido un problema al depositar el pago en su cuenta bancaria. Para solucionarlo, inicie sesión en Stripe y asegúrese de que no le falta ninguna información comercial de su cuenta aquí: https://connect.stripe.com/express_login. Si no puede averiguar por qué está ocurriendo esto, envíe un correo electrónico al servicio de asistencia a [e-mail].

Error de cargar 

Si ve el estado "Error de carga" o "Error", pueden estar ocurriendo varias cosas.

1. El pago puede haber fallado debido a que el método de pago de los padres ha encontrado un error. Si pasa el ratón por encima del estado, podrá ver el motivo del fallo del pago.

2. También es posible que haya otro motivo para que el pago no se procese que el panel de control no pueda reflejar. Si ve esto, póngase en contacto con el servicio de asistencia para que podamos localizar la información correcta. 

Vencida

Si ve "Vencida", significa que la factura aún no ha sido pagada en línea por la familia y está vencida.

Con estas facturas, puede volver a enviar a los padres el enlace de la factura para pagar a través de Stripe haciendo clic en la factura vencida y desplazándose hacia abajo hasta la sección de detalles. Haga clic en "Enlace Stripe" para obtener el enlace para compartir con la familia.También puede optar por actualizar el estado de la factura si los padres le han pagado fuera de línea por separado de Wonderschool. Haga clic en la factura y seleccione "Acciones" para actualizar el estado. Lea este artículo aquí para obtener ayuda. 

Vacía

Usted como proveedor actualizará este estado si ha cometido un error en la factura y no desea que los padres sigan adelante con el pago. Puede tratarse de un error en el importe de la factura o de que el progenitor se haya dado de baja y usted haya olvidado cancelar la factura por error. Los padres no podrán efectuar el pago en línea si usted marca la factura como "Nula". Para marcar la factura como "Nula", puede seguir estos pasos rápidos: Cómo actualizar el estado de una factura: Actualizar el estado de una factura

Incobrable

Usted mismo, como proveedor, actualizará este estado si ha enviado una factura a una familia, pero no espera que sea pagada. Tal vez usted sólo desea enviar un correo electrónico recordatorio a los padres que el pago es debido, pero van a pagar de otra manera y no en línea a través de Wonderschool. Esto es diferente del estado "Nulo", ya que el padre todavía podría pagar en línea si deciden por alguna razón. Usted puede actualizar un estado "Incobrable" como "Pagado(O)" o "Nulo" si es necesario. Para ello, siga estos pasos rápidos: Cómo actualizar el estado de una factura: How to Update an Invoice Status

Si necesita ayuda para configurar las facturas, consulte esta otra guía.